公文管理制度
來源：本站原創(chuàng)發(fā)布時(shí)間：2016-08-08瀏覽人數(shù)：
1、公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成。
2、公文辦理分為收文和發(fā)文。
（1）收文處理由辦公室專人負(fù)責(zé)每天將上級(jí)機(jī)關(guān)（含領(lǐng)導(dǎo)及各部室外出開會(huì)帶回的文件資料等）和同級(jí)以及各方面來文，按規(guī)范要求進(jìn)行登記，并由辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)閱簽后由辦公室交各有關(guān)部室處理，各承辦部室需按領(lǐng)導(dǎo)要求及時(shí)辦理，并匯報(bào)辦理結(jié)果。需提請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)辦的，經(jīng)請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，由辦公室統(tǒng)一報(bào)請(qǐng)會(huì)辦。凡有秘密要求的文件由辦公室專人報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，分送各有關(guān)部室，并全程跟蹤，在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部室負(fù)責(zé)人簽字后迅速收回存檔，以防丟失和泄密。
（2）緊急公文根據(jù)公文送達(dá)和辦理時(shí)限要求，分為“特急”和“急件”。緊急程度的標(biāo)注通常放在文件閱辦卡的右上角。辦公室對(duì)所有來文、資料（包括參加會(huì)議、學(xué)習(xí)領(lǐng)回的）統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)接收、登記和分類，提出初步意見后，及時(shí)傳送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，做好交辦、督辦工作。對(duì)緊急件、明傳電報(bào)、會(huì)議通知等，應(yīng)及時(shí)呈報(bào)處理，不得貽誤。緊急公文提出擬辦意見后，辦文人員必須立即專門將文件報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)，遇到特殊情況無法當(dāng)面報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)，可電話匯報(bào)，在得到領(lǐng)導(dǎo)書面批示或口頭指示后，立即將領(lǐng)導(dǎo)批辦意見轉(zhuǎn)交承辦部室進(jìn)行處理，辦文人員還須隨時(shí)掌握公文去向，緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，并將催辦結(jié)果及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，避免漏傳、誤傳和延誤。上級(jí)單位轉(zhuǎn)來或相關(guān)單位和部門直接送來的相關(guān)報(bào)告，統(tǒng)一由辦公室整理登記報(bào)總經(jīng)理閱示后，轉(zhuǎn)相關(guān)部門處理。
（3）發(fā)文一般按工作分工由各職能部室負(fù)責(zé)擬稿，草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：
①符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定;
②情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確、篇幅簡(jiǎn)短;
③人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確;
④用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。
（4）以本公司名義印發(fā)的各類文件，由各部門負(fù)責(zé)起草交辦公室核稿后，呈總經(jīng)理或分管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以公司名義發(fā)出的一般性的文稿，按照公司領(lǐng)導(dǎo)分工，可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。上報(bào)文稿，應(yīng)當(dāng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審簽再報(bào)公司總經(jīng)理簽發(fā)。公文在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，承辦人員不得對(duì)文件內(nèi)容隨意修改，如要修改必須重新送簽。涉及人事變動(dòng)、重大問題決策以及全局性文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議討論決定后，由總經(jīng)理簽發(fā)。
（5）草擬的公文在印刷前，需由職能部室和辦公室進(jìn)一步校核，校核人必須在擬稿紙上簽名。辦公室對(duì)發(fā)文內(nèi)容和審批手續(xù)核對(duì)無誤后方可蓋章發(fā)出。
（6）草擬、修改和簽批文件，用筆用墨必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫。
（7）凡有本公司所編文號(hào)的文件均要在加蓋行政印章時(shí)將成稿文件二份同簽發(fā)的原稿(外單位主發(fā)的文件除外)一并交辦公室存檔；以公司名義上報(bào)的各種專題報(bào)告、工作小結(jié)，以及其他文字材料，加蓋印章時(shí)交一份給辦公室存檔。文稿一律用藍(lán)黑、碳素墨水書寫或電腦打印。年終由辦公室整理分類立卷歸檔，辦公室辦文人員在文件閱辦完畢后，要對(duì)照收文登記簿的收文紀(jì)錄一一核對(duì)，將所有文件及時(shí)收匯、整理和歸檔，確保文件安全、不散失。
3、會(huì)議紀(jì)要。相關(guān)部室會(huì)議需要會(huì)議紀(jì)要的，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，辦公室編印文號(hào)，逐一下發(fā)并存檔。一般性事務(wù)會(huì)議由會(huì)議召集領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重大事項(xiàng)由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4、請(qǐng)示批復(fù)。對(duì)外單位及其子公司來文請(qǐng)示等，辦公室收悉單位請(qǐng)示后，及時(shí)擬辦意見簽轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)閱示，辦公室根據(jù)意見或領(lǐng)導(dǎo)批示擬初稿，呈主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，辦公室編印文號(hào)，逐一下發(fā)并存檔。
5、按節(jié)約型機(jī)關(guān)創(chuàng)建要求，從嚴(yán)控制文件材料印發(fā)和份數(shù)。所有材料的打(復(fù))印一律利用現(xiàn)有辦公設(shè)備在公司內(nèi)部解決，除上報(bào)公文按規(guī)定要求辦理外，其他材料提倡正反打（復(fù)）印。打印的成稿需油印或材料份數(shù)較多需照排印刷的，由辦公室統(tǒng)一安排外出油印或送政府采購定點(diǎn)企業(yè)排版印刷。
6、公司提倡無紙化辦公。公司內(nèi)部的相關(guān)通知、文件傳閱等文稿，原則上一律通過公司辦公群進(jìn)行交流。
7、公司各部室均為內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，不得以部室的名義向上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)正式公文。
8、如對(duì)外提供公司內(nèi)部資料，需由主要領(lǐng)導(dǎo)人同意。
